SƠ LƯỢC NỘI DUNG
Excel vẫn đang là công cụ cốt lõi trong lập báo cáo tài chính, kế toán và quản trị ở rất nhiều doanh nghiệp.Tuy nhiên, một thực tế đáng lo ngại là: Rất nhiều báo cáo tài chính sai không phải vì Excel lỗi, mà vì người dùng tin Excel quá tuyệt đối.
Có những lỗi không hiện cảnh báo, không hiện #ERROR, không báo đỏ nhưng vẫn đủ làm sai doanh thu, lệch chi phí, nhầm lãi – lỗ.
Bài viết này tổng hợp 10 lỗi Excel nguy hiểm nhất trong báo cáo tài chính năm 2026, kèm cách khắc phục và phòng tránh đã được kiểm chứng trong thực tế.
Số liệu lưu dưới dạng text (Numbers Stored as Text)
Vấn đề
Nhiều ô trông giống số tiền nhưng thực chất Excel đang hiểu là chuỗi ký tự (text).
- Hàm
SUMcho kết quả sai - PivotTable không cộng được
- Báo cáo tài chính lệch mà không hề báo lỗi
Nguyên nhân phổ biến
- Copy dữ liệu từ phần mềm kế toán, ERP
- Import từ PDF, CSV, website
- Có khoảng trắng hoặc ký tự ẩn
Cách khắc phục
- Dùng Text to Columns → Finish
hoặc có thể sử dụng công thức =VALUE(A1)
Công thức tổng không bao gồm dữ liệu phát sinh
Ví dụ về vấn đề này như sau : Báo cáo tài chính tháng trước đúng, tháng này sai vì dữ liệu mới không được cộng vào tổng.
Nguyên nhân
- Công thức cố định như
SUM(A2:A100) - Dữ liệu phát sinh ngoài vùng tính toán
Cách khắc phục
- Chuyển dữ liệu sang Excel Table (Ctrl + T)
- Dùng cột động thay vì vùng cố định
Cách phòng tránh
- Không dùng SUM với phạm vi đóng trong báo cáo tài chính
- Ưu tiên Table hoặc Power Query
VLOOKUP trả về sai dữ liệu nhưng không báo lỗi
Kiểu khi bạn dùng Vlookup nhưng vẫn chạy bình thường nhưng trả kết quả về sai cột. Điều này dẫn tới sai đơn giá, sai tài khoản kế toán, sai phân bổ chi phí. .. vv.
| Nguyên nhân | Cách khắc phục |
Thêm / xóa cột bảng tra cứu Không cập nhật lại chỉ số cột | Thay VLOOKUP bằng: =XLOOKUP() |
Cách tránh : Tuyệt đối không dùng VLOOKUP cho báo cáo tài chính dài hạn
Làm tròn số không nhất quán
Nội dung của vấn đề này đó là Tổng các dòng không bằng số tổng cuối → nghi ngờ sai số.
| Nguyên nhân | Cách khắc phục. |
| Excel tính bằng giá trị gốc Người dùng nhìn giá trị đã làm tròn | Làm tròn tại nguồn dữ liệu Không vừa làm tròn từng dòng, vừa làm tròn tổng |
PivotTable dùng COUNT thay vì SUM
Dùng Pivot trông rất nhanh và đep vãi lều nhưng tổng tiền sai =))
Nguyên nhân: Dữ liệu nguồn là text , Excel tự chuyển sang COUNT
Khắc phục: Kiểm tra Value Field Settings , Chuyển dữ liệu nguồn sang number
Quên khóa tham chiếu khi sao chép công thức
Vấn đề
Công thức đúng ở dòng đầu nhưng sai toàn bảng.
Nguyên nhân
- Thiếu
$với:- Tỷ giá
- Thuế suất
- Định mức chi phí
Cách khắc phục
- Khóa tham chiếu cố định: =$B$2*A2
Sai định dạng ngày tháng (Date Format)
Vấn đề
Ngày 01/03 có thể bị hiểu thành 3/1 → sai kỳ hạch toán.
Nguyên nhân
- Khác vùng (US vs VN)
- Excel Online và Desktop không đồng bộ
Cách khắc phục
- Chuẩn hóa format ngày
- Tránh lưu date dạng text
Chỉnh tay số liệu trên báo cáo tổng
Vấn đề
“Chỉnh cho khớp” trực tiếp trên Pivot hoặc summary sheet.
Rủi ro
- Mất truy vết
- Sai khi Refresh
- Không minh bạch
Không chỉnh tay số liệu trên báo cáo tổng – chỉnh từ nguồn
Tổng hợp nhiều file nhưng không kiểm soát phiên bản
Dữ liệu từ nhiều file, nhiều người, nhiều thời điểm. → Chốt version dữ liệu + Ghi rõ nguồn & thời điểm + Dùng Power Query để kiểm soát đầu vào
Không kiểm tra chéo trước khi gửi báo cáo
Vấn đề nghiêm trọng là tin vào Excel hơn tin logic.
Cách phòng tránh: Trước khi gửi báo cáo, luôn: Kiểm tra ngẫu nhiên 1–2 dòng chi tiết, So tổng vs dữ liệu gốc, So kỳ hiện tại vs kỳ trước
Kết luận
Excel, xét cho cùng, chỉ là một công cụ. Nó không đúng, cũng không sai. Thứ quyết định độ chính xác của một báo cáo tài chính chưa bao giờ nằm ở bản thân phần mềm, mà nằm ở cách chúng ta thu thập dữ liệu, xây dựng công thức và kiểm soát kết quả cuối cùng.
Những lỗi được nhắc tới trong bài viết này không xa lạ, thậm chí rất quen thuộc với bất kỳ ai từng làm kế toán, tài chính hay quản trị số liệu. Điều đáng nói là phần lớn các lỗi này không hề hiện cảnh báo, không xuất hiện thông báo đỏ, và cũng không “ồn ào” để người dùng dễ dàng nhận ra. Chúng tích lũy dần, ẩn mình sau những bảng biểu gọn gàng, những con số trông có vẻ hợp lý, cho tới khi bị phát hiện qua kiểm tra chéo, kiểm toán hoặc một câu hỏi rất đơn giản từ cấp quản lý.
Sai sót trong báo cáo tài chính hiếm khi đến từ một lỗi lớn ngay lập tức. Chúng thường bắt đầu bằng những chi tiết nhỏ: một cột số bị lưu dạng text, một công thức không bao trùm hết dữ liệu, một PivotTable dùng sai hàm tổng hợp, hay một cú chỉnh tay “tạm cho khớp”. Nếu không có thói quen rà soát và phản biện lại chính báo cáo của mình, những chi tiết đó sẽ dần trở thành rủi ro.
Trong bối cảnh hiện nay, khi Excel vẫn tiếp tục được sử dụng rộng rãi trong doanh nghiệp, điều quan trọng không phải là tránh dùng Excel, mà là sử dụng Excel một cách có kiểm soát. Chuẩn hóa dữ liệu đầu vào, hiểu rõ giới hạn của công thức, và duy trì thói quen kiểm tra chéo trước khi gửi báo cáo là những bước đơn giản nhưng mang lại giá trị rất lớn. Một báo cáo tài chính đáng tin cậy không đến từ việc “Excel không báo lỗi”, mà đến từ việc người làm báo cáo hiểu rõ mình đang tin vào điều gì.